Organizza il perfetto Open Day
La stagione estiva è iniziata con i conseguenti cali di tour e fatturato?
Il problema può divenire opportunità?
Con le prime giornate di sole e l’avvicinarsi dell’estate, la clientela che si presenta al desk a
chiedere informazioni è sempre meno, mentre aumentano i clienti che non rinnovano.
Il calo delle frequenza e il lento abbandono di quei centri che non possiedono un garden può
essere mestamente subito o combattuto.
La soluzione è solo una… creare eventi.
Gli eventi interni e/o esterni al centro rappresentano una leva di comunicazione potentissima, che
ti darà grandissima visibilità in tutta la comunità e al contempo ti permetterà di entrare in contatto
“diretto” (face to face) con i “non clienti”, quella porzione maggioritaria della popolazione che non
solo non frequenta ma nemmeno ti conosce.
In maniera innovativa puoi presentarti a coloro che ritengono non avere bisogno di te o che
erroneamente sono convinti che il tuo centro non abbia nulla da offrire loro.
Senza intermediazioni, mediante un evento puoi comunicare un’immagine nuova e diversa di te,
che possa creare entusiasmo e curiosità.
La prima cosa da stabilire in un open day è: “Perché lo vogliamo fare?”
“Ci interessa far parlare di noi? Divertire i soci? Aumentare gli incassi? Stimolare il
passaparola? …o semplicemente tutto questo assieme?”
Durante i Lab Oratori in Tour fatti con Matrix in giro per lo stivale, un dì, un imprenditore mi disse
che era stanco dei soliti Open Day, perchè, a suo dire, il gioco non valeva la candela.
“Vero” gli dissi, “se non guadagni, lascia perdere” e dopo avergli sorriso, aggiunsi “oppure
organizzali meglio e guadagna”.
Il “far aumentare gli incassi” è un obiettivo troppo spesso sottovalutato.
Per ottenerlo serve metodo e precisione.
Tutto lo staff deve sapere cosa fare e quando, mentre spesso gli eventi vengono organizzati senza
coinvolgere la vostra principale risorsa, i vostri collaboratori, sperando che poi questi sposino la
causa e si diano da fare per essa.
Inoltre nulla deve essere lasciato al caso, vanno utilizzati alcuni semplici strumenti operativi e
monitorata la loro applicazione.
La parte strategica non va assolutamente sottovalutata, non si sta organizzando una festa per i
soci ma si sta pianificando un’azione commerciale che sfrutti i soci.
Definisci con attenzione la data senza sdegnare l’infrasettimanalità, per ridurre in maniera
sostanziale i costi.
Alloca un budget per sostenere un adeguato piano di comunicazione; coinvolgi lo staff nel definire
il format, tema e planning; studia una promozione efficace.
Il 23 Marzo ad esempio, abbiamo organizzato con alcuni centri il Fitnessday, un Open day svolto
contemporaneamente in 26 fitness club, con il medesimo format, permettendo ai titolari dei centri
aderenti di risparmiare considerevolmente sui costi di grafica e comunicazione.
In quell’occasione per agevolare i partecipanti abbiamo sviluppato un piccolo manuale che, forse
un pò pretenziosamente, abbiamo battezzato “Il manuale del perfetto Open Day”.
Alcuni centri, che hanno correttamente applicato le regole organizzative enunciate nel nostro
manuale, hanno fatturato fino al 500% del fatturato medio giornaliero previsto per il periodo,
investendo cifre decisamente contenute.
Per l’estate invece la soluzione è calendarizzare una serie di mini eventi, che rendano il centro
allettante e dinamico per tutta la tua clientela e soprattutto per i loro amici.
Il calendario eventi dovrà essere il perfetto mix fra eventi di natura ludica, culturale e tecnica; dovrà comporsi di momenti anche minimal fino all’open day propriamente detto e/o divenire occasione per fare qualcosa all’esterno.
Un mini evento ludico dal costo estremamente contenuto ad esempio è l’anguriata e se lo
chiamerai “Tsamma_ Botswana” avrà perfino un sapore esotico. (Tsamma è il nome dell’anguria
per gli abitanti del Kalahari, luogo da cui proviene).
Un mini evento culturale è il “Caffè letterario” per le signore del mattino o “Incontro con il nutrizionista”, perchè anche conoscere il cibo è cultura.
A questi piccoli momenti poco impegnativi dovrebbero essere intervallate serate o giornate più strutturate, il cui culmine dovrebbe essere l’Open Day.
Ogni evento, grande o piccolo che sia, sarà comunicato, fotografato e condiviso su ogni tuo canale
social affinché massima sia la sua ridondanza.
Ogni evento sarà occasione per generare passaparola e soprattutto per fatturare.
Rimani pur sempre un’azienda con conti da far quadrare, anche se il fitness è il miglior servizio al
mondo da offrire.
Dott. Manuel Salvi
